Надзор на системи за управление на качеството
 |
ПРОЦЕДУРА |
ПР 04-07/2023 |
||
|
НАДЗОР НА СИСТЕМИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО |
стр. 1 от 6 |
|||
| 1. ОБЕКТ, ЦЕЛ И ОБЛАСТ НА ПРИЛОЖЕНИЕ
1.1. Обект Процедурата определя реда за надзор на сертифицирани системи за управление на качеството (СУК). 1.2. Цел на процедурата Целта на процедурата е да осигури описание на дейностите по планиране, организиране и изпълнение на надзора на СУК, по начин, който посочва с необходимата детайлност правата, отговорностите и връзките между персонала. 1.3. Област на приложение Процедурата се изпълнява от персонала на отдел “Военна стандартизация и сертификация”. 2. ПРАВА И ОТГОВОРНОСТИ Началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” отговаря за изпълнение на дейностите по надзора на СУК в съответствие с документираната система за управление. Директорът на дирекция “Военна стандартизация, качество и сертификация” координира изпълнението на дейностите по надзора на СУК. 3. ВРЪЗКА С ДРУГИ ДОКУМЕНТИ 3.1. Позоваване:
3.2. Препратки: ПР 08-07/2023 – Временно прекратяване на действието и отнемане на сертификати. 4. ТЕРМИНИ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Използваните в текста термини са съобразени с посочените в стандарт БДС EN ISO 9000 “Системи за управление на качеството. Основни положения и речник”. |
||||
|
Проверил:
инж. II (К. Йорданова) .2023 г. |
Съгласувал:
полк. II (Хр. Анастасов) .2023 г. |
Утвърдил:
полк. доц. д.н. II (Б.Генов) .2023 г. |
||
5. РАЗПРОСТРАНЕНИЕ НА ПРОЦЕДУРАТА
Настоящата процедура се разпространява до персонала на отдел “Военна стандартизация и сертификация”.
6. ОПИСАНИЕ НА ДЕЙНОСТИТЕ
Процесът по надзор на сертифицираните СУК започва от момента на издаване на Сертификат за съответствие на СУК и приключва с крайния срок на действие на сертификата. Надзорът на сертифицираните СУК се осъществява чрез надзорни одити на място, в организацията.
6.1. Планиране на провеждането на надзорните одити
Планирането на провеждането на надзорните одити се извършва от началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация” в съответствие със сключените договори за сертификационна оценка, където са определени броят, обемът и тяхната периодичност, като се взема предвид датата на приключване на съответния сертификационен одит. В края на всеки предходен месец, началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” изготвя график за надзорните одити през следващия месец (свободна форма), който съдържа най-малко следното: наименование на одитираното търговско дружество, пореден номер на надзорния одит, брой човекодни, период за провеждане и имена на одиторите.
6.2. Определяне на ръководител на екипа за одит и одиторски екип.
От списъка на одиторите, началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” подбира одитори, в зависимост от тяхната професионална подготовка и предмета на дейност на организацията и определя ръководител на екипа за одит. Одиторите трябва да са участвали най-малко в три одита, организирани и проведени от отдел “Военна стандартизация и сертификация”, като стажант-одитори. Трябва да се спазва принципа за равномерно натоварване на одиторите.
След назначаването му, ръководителят на екипа за одит е длъжен да се запознае с договора за сертификация, наличната документирана информация за организацията и нейната СУК и с докладите от предишни одити.
Всички следващи дейности, свързани с конкретния одит се организират и изпълняват от и под ръководството на ръководителя на екипа за одит, който носи цялата отговорност за изпълнението на одита в пълен обем и съгласно установените правила.
В случаите, когато за извършване на одит е определен един одитор, той поема функциите и отговорностите на ръководителя на екипа за одит.
6.3. Надзорен одит
6.3.1. Подготовка и административна организация на одита.
Ръководителят на екипа за одит е отговорен за цялостната подготовка и административна организация на одита, за който е назначен. Той трябва да изпълни следното, без да се ограничава от него:
- да осъществява необходимия контакт със съответното определено лице от организацията за уточняване на всички подробности по посещението на място;
- да уведоми и съгласува с ръководството на организацията предложения състав на одиторския екип;
- да организира изготвянето на Програма за одит (Ф 03/07/04) и предоставянето ú за предварително съгласуване с организацията;
- да инструктира одиторския екип, като запознае всеки одитор с общата и конкретната за одитора част от програмата;
- да организира издаването на заповеди за командировка на членовете на екипа, ако е необходимо.
Програмата за одит трябва да бъде съобразена с резултатите от предходните одити, да включва задължително вътрешни одити и преглед от ръководството, и да осигурява равномерното обхващане на елементите на СУК на съответната организация в периода на действие на сертификата.
6.3.2. Провеждане на одита.
Одитът се провежда в съответствие с изискванията на стандарт БДС EN ISO 19011.
Ръководителят на екипа за одит организира явяването на одиторския екип в определеното време и на определеното място в организацията за начало на одита.
Съвместно с представителя на ръководството на организацията, ръководителят на екипа за одит организира:
- провеждане на встъпително заседание;
- определяне и осигуряване на придружители на одиторите;
- провеждане на инструктажите по техника за безопасност;
- осигуряване на специално и/или защитно облекло, в случай, че е необходимо;
- определяне на място за ежедневните заседания на одиторския екип;
Встъпителното заседание се ръководи от ръководителя на екипа за одит, който:
- съобщава модела съюзна публикация, съгласно който ще се извършва надзора на СУК;
- обявява методите за извършването му;
- обявява одиторския екип;
- обявява определените придружители на одиторите;
- уточнява окончателно програмата за посещения в структурните звена;
- уточнява комуникациите, времето и мястото за срещи, действията при непредвидени ситуации и други административни въпроси;
- уточнява времето и мястото за провеждане на заключителното заседание и лицата, които трябва да присъстват на него;
- други въпроси, свързани с провеждането на одита.
В края на всеки работен ден, ръководителят на екипа за одит провежда кратка работна среща с одиторите от екипа, на която присъстват и представителят на ръководството и съпровождащите. На тази среща всеки одитор споделя своите констатации, които са му дали основание: да направи изявление за несъответствие, да предложи продължаване на наблюденията или да насочи вниманието на останалите одитори от екипа към конкретен въпрос. Въз основа на тези изявления се попълва Отчет за несъответствие (Ф 03/07/05) за всяко едно несъответствие. На тези срещи (или на следващия ден), несъответствията трябва да бъдат приети от упълномощени затова представители на организацията. В отчетите за приетите несъответствия отговорните ръководители попълват предложения за коригиращи действия, като тяхното изпълнение може да започне веднага и несъответствието да бъде закрито в рамките на одита. Копия на отчетите за несъответствия се предоставят на организацията.
В случаите на спорни въпроси по несъответствията, окончателно решение взема ръководителят на екипа за одит. Той носи отговорност за обективността на констатираните несъответствия.
При констатиране и документиране на съществени несъответствия, т.е. такива, които имат съществено влияние върху СУК, се назначава допълнителен одит. Решението и срокът за провеждане на такъв одит се отразяват в протокол, подписан от ръководителя на екипа за одит и ръководителя на одитираната организация. До провеждането на допълнителния одит, временно се прекратява действието на сертификата. Той се провежда, след като организацията писмено декларира, че съществените несъответствия са отстранени.
Заключителното заседание се провежда в определените в програмата за одит време и място, в присъствието на ръководителя на организацията или негов упълномощен заместник, представителя на ръководството и ръководители, чиито звена са били обект на одит. По време на Заключителното заседание ръководителят на екипа за одит извършва следното:
- открива заседанието;
- обявява отново модела, по който е извършена оценката и обхвата на системата за управление на качеството;
- обявява съпровождащите и изказва благодарност за тяхното съдействие и съдействието на всички интервюирани;
- прави изявление за оцененото съответствие и припомня, че одитът е обхванал извадка от системата за управление на качеството и записите във връзка с нейното прилагане и е възможно наличието на несъответствия, които реално съществуват, но не са констатирани от одиторския екип;
- обявява общия брой на констатираните несъответствия и техния характер;
- споделя своите впечатления и препоръки и предоставя думата за това на членовете на одиторския екип, като едновременно с това се докладват и несъответствията, като се обсъждат с ръководството;
- съобщава заключението на одиторския екип;
- закрива Заключителното заседание.
Когато определено коригиращо действие бъде изпълнено в рамките на одита, ръководителят на екипа за одит или съответният одитор, който е документирал несъответствието, прави оценка на изпълнението и го закрива чрез попълване в съответната част на формата.
За проверка на изпълнението и ефективността на коригиращите действия, които не могат да се изпълнят и оценят по време на одита, се използват следните методи:
- Изпращане на преработена документирана информация от организацията до Института по отбрана “Професор Цветан Лазаров”, които доказват изпълнение на конкретно коригиращо действие.
- Проверка на изпълнението на коригиращите действия по време на следващия надзорен одит. Този метод се използва за несъществени несъответствия, които са изолирани случаи и нямат съществено влияние върху системата за управление на качеството, т.е. възможно е продължаване на действието на сертификата.
- Проверка на изпълнението на коригиращите действия по време на последващ допълнителен одит. Този одит е частичен и се провежда от ръководителя на екипа за одит или член на екипа. По време на одита се оценява изпълнението на коригиращото действие не само на мястото, където е наблюдавано несъответствието, а и на други места, където е възможна появата му, по преценка на одитора. Използва се в случаите, когато има документирани съществени несъответствия.
Във връзка с обективното оценяване на дейността на одиторите, сертифицираната организация може да изпрати попълнен Лист за обратна връзка (Ф 03/07/11).
6.4. Изготвяне на доклад от одита и вземане на решение
Докладът от одита се изготвя във форма Ф 04/07/01 до един месец от провеждането на надзорния одит. Неразделна част от доклада са:
- Профилът на одита (Ф 03/07/07), където се отразяват всички несъответствия, разпределени по точки от съответната съюзна публикация;
- Всички отчети за несъответствия, включително закритите, подредени по пореден номер.
- Протоколът за провеждане на допълнителен одит (в случай, че е изготвен такъв).
Ръководителят на екипа за одит отразява в доклада своето заключение, което е съгласувано с членовете на одиторския екип. Той носи отговорност както за адекватността на заключението, така и за пълното комплектоване на доклада.
Докладът се предоставя на началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация” за преглед и предложение. Директорът на дирекция “Военна стандартизация, качество и сертификация” утвърждава предложението. Предложението може да бъде следното:
- да продължи действието на сертификата до следващия надзорен одит или до изтичане на неговия срок;
- да бъде временно прекратено действието на сертификата и проведен допълнителен одит.
Във втория случай се пристъпва към временно прекратяване на сертификата съгласно ПР 08-06/2020 Временно прекратяване на действието и отнемане на сертификати.
Копие на доклада се изпраща на организацията.
7. ПРИЛОЖЕНИЯ
Ф 04/07/01 – Доклад от надзорен одит
Край