ПРОЦЕДУРА			ПР 03-07/2023
	СЕРТИФИКАЦИЯ НА СИСТЕМИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО			стр. 1 от 25
1. ОБЕКТ, ЦЕЛ И ОБЛАСТ НА ПРИЛОЖЕНИЕ 1.1. Обект Процедурата определя реда за сертификация на системи за управление на качеството (СУК) на производители на продукти, свързани с отбраната за съответствие с изискванията на определен модел съюзна публикация на НАТО за осигуряване на качеството. 1.2. Цел на процедурата Целта на процедурата е да осигури описание на дейностите по планиране, организиране и изпълнение на сертификацията на СУК по начин, който посочва с необходимата детайлност правата, отговорностите и връзките между персонала, който ги осъществява. 1.3. Област на приложение Тази процедура се изпълнява от персонала на отдел “Военна стандартизация и сертификация”. 2. ПРАВА И ОТГОВОРНОСТИ Началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” отговаря за изпълнение на дейностите по сертификация на СУК в съответствие с документираната система за управление. Директорът на дирекция “Военна стандартизация, качество и сертификация” координира изпълнението на дейностите по сертификация на СУК. Директорът на Институт по отбрана “Професор Цветан Лазаров” (по-нататък в текста Институт по отбрана) има право да подписва договорите за сертификация на СУК и сертификатите за съответствие на СУК. 3. ВРЪЗКА С ДРУГИ ДОКУМЕНТИ 3.1. Позоваване: ПМС № 54 от 01 април 2010 г.; БДС EN ISO 9000 “Системи за управление на качеството. Основни принципи и речник”; БДС EN ISO 9001 “Системи за управление на качеството. Изисквания”; FprEN 9100:2016 “Системи за управление на качеството - Изисквания към авиационните, космическите и отбранителните организации”; БДС EN ISO 19011 “Указания за извършване на одит на системи за управление” AQAP 2110 “Изисквания на НАТО за осигуряване на качеството при проектирането, разработването и производството.”; AQAP 2210 “Изисквания на НАТО по осигуряване на качеството на софтуера – допълнение към AQAP 2110.”; AQAP 2310 “ Изисквания на НАТО за осигуряване на качеството по отношение на авиацията, космическите и отбранителните доставчици.”; Заповед № 332/07.08.2019 г. на директора на Института по отбрана.
Проверил:   инж.      II      (К. Йорданова) .2023 г.		Съгласувал:   полк.      II      (Хр. Анастасов) .2023 г.	Утвърдил:   полк. доц. д.н.      II      (Б.Генов) .2023 г.

3.2. Препратки:

ПР 06-07/2023 Права и задължения на сертифицираната организация.

4. ТЕРМИНИ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Използваните в текста термини са съобразени с посочените в стандарт БДС EN ISO 9000 “Системи за управление на качеството. Основни положения и речник.”. Посочените по-долу термини са със следното значение:

Сертификат: документ, издаден от Института по отбрана, гарантиращ, че сертифицираната СУК е оценена спрямо изискванията на определена съюзна публикация на НАТО за осигуряване на качеството.

Сертификационен знак: знак, издаван и използван по правилата на системата за сертификация, който показва, че сертифицираната СУК е оценена и сертифицирана спрямо изискванията на съответна съюзна публикация на НАТО за осигуряване на качеството.

5. РАЗПРОСТРАНЕНИЕ НА ПРОЦЕДУРАТА

Настоящата процедура се разпространява до персонала на отдел “Военна стандартизация и сертификация”.

6. ОПИСАНИЕ НА ДЕЙНОСТИТЕ

Сертификацията на СУК се извършва за удостоверяване на съответствие ѝ с изискванията на определен модел съюзна публикация от серията AQAP's – AQAP 2110, AQAP 2110 съвместно с AQAP 2210 и AQAP 2110 съвместно с AQAP 2310.

Процесът по сертификация на СУК започва да тече от момента на получаване на запитване от дадена организация за условията и реда на сертификация на СУК и приключва в момента на връчване на Сертификата за съответствие.

Той съдържа следните основни етапи:

• Подаване на писмена Заявка за сертификация на СУК (Ф 03/07/01) или устно заявяване;
• Подготовка и сключване на договор за сертификационна оценка на СУК;
• Сертификационен одит, който включва следните етапи:
  • Одит на адекватност на документираната информация на СУК с изискванията на избрания модел AQAP;
  • Одит за оценка на съответствието на СУК с изискванията на избрания модел AQAP, на място в организацията.

• Издаване на сертификат.

6.1. Подаване на Заявка за сертификация

Заявяването за сертификация на СУК от организацията може да бъде направено чрез подаване на писмена Заявка за сертификация на СУК (Ф 03/07/01) или устно, при което се изготвя протокол, подписан от заявителя и длъжностното лице, което го е съставило.

6.2. Подготовка и сключване на договор за сертификационна оценка на СУК

Получената писмена заявка (или протокола при устно заявяване), се регистрира в Книга на заявките (Ф 03/07/02), който се поддържа в електронен вид. Директорът на дирекция “Военна стандартизация, качество и сертификация” и началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” съвместно извършват преглед на информацията в заявката и вземат решение дали да се пристъпи към извършване на сертификация и кой е подходящият модел AQAP. В случай на отрицателно решение, писмено се уведомява ръководството на организацията, като се посочват мотивите за това. При положително решение се пристъпва към подготовка и сключване на договор за сертификационна оценка. Дейностите се ръководят от началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация”.

6.2.1. Анализ на Заявката за сертификация

Съобразно информацията в заявката, началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация”q или главен експерт от отделаq определя основните параметри на подлежащите за изпълнение дейности, като има предвид таблицата по-долу, без да се ограничава от нея:

Информация от заявката	Използва се за:
Предмет на дейност, основни процеси, продукти и/или услуги, обхванати от СУК	Определяне на квалифицирани ръководител на екипа за одит и одиторски екип
Брой на персонала в организацията.	Определяне на необходимото одиторско време и необходимия основен брой одитори в екипа
Модел за сертификация на СУК	Определяне на обема и дълбочината на одита
Предишни сертификации за съответствие с AQAP и налична сертификация съгласно БДС EN ISO 9001 “Системи за управление на качеството. Изисквания.”
Наличие на валидирани процеси и техния характер	Определя евентуалната необходимост от привличането на експерти в конкретната област
Наличие на структури, които са извън посочения адрес и тяхната отдалеченост	Определя необходимостта от допълнително време за придвижване
Ползване на консултант	Дава възможност за набиране на допълнителна информация за подлежащата на сертификация СУК

6.2.2. Определяне на необходимите одиторски дни

Необходимите одиторски дни се определят на основата на извършения анализ и съгласно заповед № 332/07.08.2019 г. на директора на Института по отбрана.

6.2.3. Определяне на цената на сертификацията

Цената на сертификацията се определя на основание заповед № 332/07.08.2019 г. на директора на Института по отбрана.

6.2.4. Подготовка и сключване на договор

След анализа на информацията от заявката, началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” възлага на главен експерт от отдела подготовката на Проект на договор (Ф 03/07/03 - препоръчителна), който се предоставя на организацията за предварително одобрение. Проектът на договора се съгласува в Института по отбраната съгласно установения ред, подписва се първо от ръководителя на организацията и след това от директора на Института по отбраната.

При поискване от страна на организацията, Институтът по отбрана издава удостоверение за това, че нейната система по качество е в процес на сертификация за съответствие с изискванията на заявения модел AQAP. Удостоверението е в свободна форма.

6.3. Определяне на ръководител на екипа за одит и одиторски екип

От Списъка на одиторите, началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” подбира одитори, в зависимост от тяхната професионална подготовка и предмета на дейност на организацията и определя ръководител на екипа за одит. Той се съобразява и с натрупания от одиторите опит, като същите трябва да са участвали като стажант одитори най-малко в три одита, организирани и проведени от отдел “Военна стандартизация и сертификация”. След назначаването му, ръководителят на екипа за одит е длъжен да се запознае с договора за сертификация и наличната документирана информация за организацията и нейната СУК.

Всички следващи дейности, свързани с конкретния одит се организират и изпълняват от и под ръководството на ръководителя на екипа за одит, който носи цялата отговорност за изпълнението на одита в пълен обем и съгласно установените правила.

В случаите, когато за извършване на одит е определен един одитор, той поема функциите и отговорностите на ръководител на екипа за одит.

Сертификационният одит се провежда на два етапа (преглед на документираната информация на СУК и одит за оценка на съответствието), като се спазват изискванията на стандарт БДС EN ISO 19011 “Указания за одит на системи за управление на качеството и/или за управление на околната среда”.

6.4.1. Подготовка и административна организация

Ръководителят на екипа за одит трябва да изпълни следното, без да се ограничава от него:

• да осъществява необходимия контакт със съответното определено лице от организацията за уточняване на всички подробности по предоставяне на документираната информация от системата за управление на качеството и посещенията на място;
• да уведоми и съгласува с ръководството на организацията предложения състав на одиторския екип;
• да организира изготвянето на Програма за одит (Ф 03/07/04) и предоставянето за предварително съгласуване с организацията;
• да инструктира одиторския екип, като запознае всеки одитор с общата и конкретната за одитора част от програмата;
• да организира издаването на заповеди за командировка на членовете на екипа, ако е необходимо.

6.4.2. Преглед на документираната информация (Одит на адекватност) на СУК .

Прегледът на документираната информация на СУК за съответствие си изискванията на избрания модел AQAP, се явява първи етап от сертификационния одит на СУК на организацията.

За да бъде извършен преглед на документираната информация на СУК, ръководителят на екипа за одит изисква от представителя на ръководството на организацията да му бъде предоставено контролирано копие на Наръчника по качеството (на хартиен носител) и останалата документирана информация от системата (може в електронен вид).

След получаване на документираната информация, ръководителят на екипа за одит заедно с одиторския екип оценява нейното съответствие спрямо изискванията на избрания модел съюзна публикация. Резултатите от одита на адекватност се документират в Доклад от одит на адекватност (свободна форма), който съдържа изводи и забележки към предоставената документираната информация, предложения и заключение. Екземпляр от доклада се предоставя на организацията.

При констатиране на съществени несъответствия на предоставената документирана информация спрямо избрания модел AQAP, ръководителят на екипа за одит предлага на началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация” да бъде прекратен одита до отстраняването на несъответствията и предоставяне на документирана информация, отговаряща на избрания модел съюзна публикация. Решението за това се взема от началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация”. Организацията се уведомява за взетото решение чрез изпращане на уведомително писмо с приложен към него Доклад от преглед на документираната информация (Доклад от одит на адекватност).

6.4.3. Одит за оценка на съответствието.

Одитът за оценка на съответствието с избрания модел AQAP се явява втори етап от сертификационния одит на СУК на организацията.

Ръководителят на екипа за одит организира явяването на одиторския екип в определеното време и на определеното място в организацията за начало на одита.

Съвместно с представителя на ръководството на организацията, ръководителят на екипа за одит организира:

• провеждане на встъпително заседание;
• определяне и осигуряване на придружители на одиторите;
• организиране на инструктажите по техника за безопасност;
• осигуряване на специално и/или защитно облекло, в случай, че е необходимо;
• определяне на място за ежедневните заседания на одиторския екип.

Встъпителното заседание се ръководи от ръководителя на екипа за одит, който:

• съобщава модела, съгласно който ще се извършва сертификационната оценка и обхвата на системата за управление на качеството;
• обявява методите за извършването му;
• обявява одиторския екип;
• уточнява окончателно програмата за посещения по работните места;
• изисква осигуряването на съпровождащи;
• уточнява комуникациите, мястото и времето за срещи, действията при непредвидени ситуации и други административни въпроси;
• уточнява времето и мястото за провеждане на заключителното заседание и лицата, които трябва да присъстват на него;
• други въпроси, свързани с провеждането на одита.

В края на всеки работен ден, ръководителят на екипа за одит провежда кратка работна среща с одиторите от екипа, на която присъстват и представителят на ръководството и съпровождащите. На тази среща всеки одитор споделя своите констатации, които са му дали основание: да направи изявление за несъответствие, да предложи продължаване на наблюденията или да насочи вниманието на останалите одитори от екипа към конкретен въпрос. Въз основа на изявленията на одиторите, за всяко едно несъответствие, се попълва Отчет за несъответствие (Ф 03/07/05). На тези срещи (или на следващия ден), несъответствията трябва да бъдат приети от упълномощени затова представители на организацията. В отчетите за приетите несъответствия, отговорните ръководители попълват предложения за коригиращи действия, като тяхното изпълнение може да започне веднага и несъответствието да бъде закрито в рамките на одита. Копия на отчетите за несъответствие се предоставят на организацията.

В случаите на спорни въпроси по несъответствията, окончателно решение взема ръководителят на екипа за одит. Той носи отговорност за обективността на констатираните несъответствия.

При констатиране и документиране на съществени несъответствия, т.е. такива, които имат съществено влияние върху СУК, се назначава допълнителен одит. Решението и срокът за провеждане на такъв одит се отразяват в протокол, подписан от ръководителя на екипа за одит и ръководителя на одитираната организация. Допълнителният одит се провежда, след като организацията писмено декларира, че съществените несъответствия са отстранени.

Заключителното заседание се провежда в определените в програмата за одит време и място, в присъствието на ръководителя на организацията или негов упълномощен заместник, представителя на ръководството и ръководители, чиито звена са били обект на одит. По време на Заключителното заседание, ръководителят на екипа за одит извършва следното:

• открива заседанието;
• обявява отново модела, по който е извършена оценката и обхвата на системата за управление на качеството;
• обявява съпровождащите и изказва благодарност за тяхното съдействие и съдействието на всички интервюирани;
• прави изявление за оцененото съответствие и припомня, че одита е обхванал извадка от системата за управление на качеството и записите във връзка с нейното прилагане и е възможно наличието на несъответствия, които реално съществуват, но не са констатирани от одиторския екип;
• обявява общия брой на констатираните несъответствия и техния характер;
• споделя своите впечатления и препоръки и предоставя думата за това на членовете на одиторския екип, като едновременно с това се докладват и несъответствията, като се обсъждат с ръководството;
• съобщава заключението на одиторския екип;
• закрива Заключителното заседание.

Когато определено коригиращо действие бъде изпълнено в рамките на одита, ръководителят на екипа за одит или съответният одитор, който е документирал несъответствието, прави оценка на изпълнението и го закрива чрез попълване в съответната част на формата.

За проверката на изпълнението и ефективността на коригиращите действия, които не могат да се изпълнят и оценят по време на одита, се използват следните методи:

- Изпращане на преработена документирана информация от организацията до Института по отбрана, която доказва изпълнение на конкретно коригиращо действие. Използва се в случаите на наложена корекция на документираната информация (процедури, планове по качество, раздели от наръчника и др.).

- Проверка на изпълнението на коригиращите действия по време на следващия надзорен одит. Този метод се използва за несъществени несъответствия, които са изолирани случаи и нямат съществено влияние върху системата за управление на качеството, т.е. възможно е издаване на сертификат преди проверката на тяхното отстраняване.

- Проверка на изпълнението на коригиращите действия по време на допълнителния одит. Този одит е частичен и се провежда от ръководителя на екипа за одит или член на екипа. По време на одита се оценява изпълнението на коригиращото действие не само на мястото, където е наблюдавано несъответствието, а и на места, където е възможна появата му, по преценка на одитора. Използва се в случаите, когато има документирани съществени несъответствия.

Във връзка с обективното оценяване на дейността на одиторите, сертифицираната организация може да изпрати попълнен Лист за обратна връзка (Ф 03/07/11).

6.5. Изготвяне на доклад от одита и вземане на решение

Докладът от одита се изготвя във форма Ф 03/07/06. Неразделна част от доклада са:

• Профилът на одита (Ф 03/07/07), където се отразяват всички несъответствия, разпределени по елементи от съответната съюзна публикация;
• Всички отчети за несъответствия, включително закритите, подредени по пореден номер;
• Протоколът за провеждане на допълнителен одит (в случай, че е изготвен такъв).

Ръководителят на екипа за одит отразява в доклада от одита своето заключение, което е съгласувано с членовете на одиторския екип. Началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” дава предложение за издаване на сертификат за съответствие на Системата за управление на качеството с изискванията на определен модел съюзна публикация или провеждане на допълнителен одит за установяване съответствието на СУК с определен модел съюзна публикация

Директорът на дирекция “Военна стандартизация, качество и сертификация” утвърждава предложението за издаване на сертификат или за провеждане на допълнителен одит.

Копие на доклада се изпраща на организацията.

6.6. Издаване на сертификат

Сертификатът за съответствие на СУК (Ф 03/07/08) се изготвя в отдел “Военна стандартизация и сертификация”, като неговият номер се дава от Книга за отчет на сертификатите (Ф 03/07/09).

На директора на Института по отбрана се предоставя за преглед утвърдения доклад от одита и сертификата за съответствие на СУК. При утвърдено предложение за издаване на сертификат, директорът на Института по отбрана подписва съответния сертификат.

В случай, че периода между датата на изтичане валидността на сертификата и новия сертификационен одит е по-малък от един месец, се запазва датата на първоначалното одобрение от предходния сертификат. Срокът за издаване на сертификата е един месец. Валидността му е три години. Предаването/изпращането на сертификата за съответствие може да бъде:

- на място, в Института по отбрана “Проф. Цветан Лазаров”

- чрез лицензиран пощенски оператор, за сметка на заявителя.

При поискване от страна на сертифицираната организация, преди издаването на сертификата, Институтът по отбрана издава удостоверение за това, че е извършен сертификационен одит. Удостоверението е в свободна форма, като задължително съдържа периода на извършения одит за оценка на съответствието, обхвата на сертификацията и заключението на одиторския екип.

6.7. Сертификационен знак

Сертификационният знак е собственост на Института по отбрана (Ф 03/07/10). Издава се за сертифицирана СУК, съответстваща на изискванията на определен модел съюзна публикация.

Правилата за използване на сертификационния знак от сертифицираната организация са определени в ПР 06-07/2023.

7. ПРИЛОЖЕНИЯ

Ф 03/07/01 Заявка за сертификация

Ф 03/07/02 Книга на заяките

Ф 03/07/03 Проект на договор (препоръчителна)

Ф 03/07/04 Програма за одит

Ф 03/07/05 Отчет за несъответствие

Ф 03/07/06 Доклад от одит

Ф 03/07/07 Профил

Ф 03/07/08 Сертификат за съответствие на СУК

Ф 03/07/09 Книга за отчет на сертификатите

Ф 03/07/10 Сертификационен знак

Ф 03/07/11 Лист за обратна връзка