БДС EN ISO 9001             Системи за управление на качеството. Изисквания

БДС ISO/TR 10013           Указания за разработването на документацията на система за управление на качеството

3.2. Препратки

Няма.

4.Термини и определения

Използваните в текста термини са в съответствие с посочените в стандарт БДС EN ISO 9000 “Системи за управление на качеството. Основни принципи и речник”.

4.1. Документирана процедура

Създадена, документирана, прилагана и актуализирана процедура (по БДС EN ISO 9001, т. 4.2.1., забележка 1).

5. Разпространение на процедурата

Настоящата процедура се разпространява до персонала на отдел “Комуникационни и информационни системи и защита на информацията”

6.Описание на дейностите

6.1 Управление на външни документи 

За отдел “Комуникационни и информационни системи и защита на информацията” се осигуряват, при необходимост, копия на актуални версии на приложими съюзни  публикации, стандарти и нормативни документи, съгласно списък (свободна форма). Отговорността за осигуряването и съхранението само на актуални версии е на началника на отдела.

6.2 Управление на вътрешни документи (процедури)

Всички процедури на отдел “Комуникационни и информационни системи и защита на информацията” се включват в списък (свободна форма). Оригиналът на списъка се съхранява при началника на отдела.

6.2.1 Обхват, наименование, структура и съдържание на процедурите

6.2.1.1. Обхват

Всяка документирана процедура трябва да дава отговор на следните въпроси:

- каква е целта;

- кого засяга;

-мястото, където се извършва дейността;

-кой участва и какви са връзките между участниците.

6.2.1.2. Наименование и структура

Наименованието на всяка процедура трябва да характеризира възможно най-пълно нейния обект, като я отличава от всяка друга.

Текстът се разполага последователно на Лицева страница (Ф КИСЗИ 01/01/01), Втора и следващи страници (Ф КИСЗИ 01/01/02). Той трябва да бъде подреден по раздели, като при необходимост се включват и приложения. Разделите се номерират с арабски цифри с точка в края на номера. Заглавията на разделите и приложенията започват с главна буква и се изписват с малки букви. Заглавията на разделите са с удебелен шрифт. Разделите могат да имат и подраздели с поредна номерация. Номерът на подраздела се състои от номера на раздела и номера на подраздела, отделени с точка. Заглавията на подразделите са с удебелен шрифт. Те започват с главна буква и се изписват с малки букви. От своя страна подразделите могат да бъдат разделяни на отделни точки и подточки за по-голяма яснота, като тяхната номерация включва последователно номерацията на разделите и подразделите.

6.2.1.3 Съдържание и описание на разделите

Съдържанието на процедурите трябва да бъде кратко и ясно. Всяка процедура съдържа следните раздели:

- 1. Обект, цел и област на приложение

Към този раздел, в подраздели се описват обектът на процедурата (изписва се 1.1. Обект), целта (изписва се 1.2. Цел на процедурата) и областта на приложение (изписва се 1.3. Област на приложение), като се посочва персонала, чиято дейност се регламентира с процедурата.

- 2. Права и отговорности

Описват се ясно и недвусмислено отговорностите и правата на персонала, свързан с изпълнението на дадената дейност.

- 3. Връзка с други документи

═ Позоваване (изписва се 3.1. Позоваване) – съдържа документи, на които се позовават текстове от процедурата (стандарти, законови и подзаконови нормативни актове, съюзни публикации, приложения към процедурите и др.). При позоваването на стандарт се записва номерът на стандарта и неговото наименование.

═ Препратки (изписва се 3.2. Препратки) – съдържа документи, към които се препраща в текстовете от процедурата (други документи от системата за управление и др.).

Разработващите процедурите трябва да използват позоваване и препратки само на документи, до които потребителите на процедурата имат достъп, за да се осигури и гарантира изпълнението на същата.

- 4. Термини и определения

Посочват се термините и определенията, които са специфични за дадената дейност и се използват най-често в описанието.

В текста на процедурата не трябва да се използват различни термини за едно и също  понятие; чужди думи и термини при наличието на равнозначни думи и термини на български език; определения, различни от стандартизираните, както диалектни или жаргонни изрази и думи.

- 5. Разпространение

Описват се начина и адресатите на разпространение на процедурата.

- 6. Описание на дейността

Това е същността на процедурата, където се посочва последователността за изпълнение на дейността. Описват се какви документи трябва да се използват, както и начина, по който трябва да се документира изпълнението.

Съдържанието на процедурата не трябва да повтаря изисквания, правила и методи установени с други документи, които се отнасят за същия обект на дейност и се намират на разположение на изпълнителите. За тези случаи се използват препратки.

- 7. Приложения

Приложенията към процедурата съдържат форми, които са задължителни. Приложенията се поместват след основния текст и надписа “Край”.

Когато се цитират приложения в текста на процедурата, се записва името на формата и нейната идентификация, която се образува по следния начин: Ф; „КИСЗИ”;номера на процедурата, чието приложение е формата; версията на процедурата и пореден номер от приложенията (напр. Ф КИСЗИ 01/01/01).

6.2.2 Идентификация

Процедурите се идентифицират чрез пореден номер, номер на версията, година на въвеждане.

Оригиналът притежава на своята лицева страница оригинални подписи на лицата, проверили, съгласували и утвърдили версията.

Дейностите по идентификация на процедурите се координират от началника на отдел

“Комуникационни и информационни системи и защита на информацията”.

6.2.3 Разработване и изменения на процедури

Разработването и измененията на процедурите се извършва съгласно Предложение за разработване/изменение на процедура (Ф КИСЗИ 01/01/03), което може да бъде подадено от всяко лице от персонала на отдел “Комуникационни и информационни системи и защита на информацията”. Решението за разработване/изменение на процедура се взема и документира от началника на отдела в посочената форма.

Всяко изменение на процедурите изисква нови версия, проверка, съгласуване, утвърждаване и разпространение.

Предложенията за разработване/изменение на процедури се съхраняват при началника на отдела.

6.2.4 Проверка, съгласуване и утвърждаване на процедурите

Процедурите се проверяват от началника на отдел “Комуникационни и информационни системи и защита на информацията”, което се потвърждава чрез подпис на определеното място на Лицевата страница. (Ф КИСЗИ 01/01/01).

Процедурите се съгласуват от директора на дирекция “Развитие на системите C4I” чрез подпис на определеното място на Лицевата страница (Ф КИСЗИ 01/01/01).

Процедурите се утвърждават от директора на Института по отбрана чрез подпис на определеното място на Лицевата страница (Ф КИСЗИ 01/01/01). Процедурите влизат в сила от датата на тяхното утвърждаванe