Управление на документираната информация
 |
ПРОЦЕДУРА |
ПР 01-07/2023 |
||
|
УПРАВЛЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИРАНАТА ИНФОРМАЦИЯ |
стр. 1 от 7 |
|||
|
1. ОБЕКТ, ЦЕЛ И ОБЛАСТ НА ПРИЛОЖЕНИЕ 1.1. Обект Процедурата определя реда за управление на документираната информация от системата за управление на качеството в отдел “Военна стандартизация и сертификация”, което включва разработване, проверяване, съгласуване, утвърждаване, разпространение, съхранение и извършване на изменения във вътрешни документи (процедури) и разпространение и съхранение на външни документи (съюзни публикации, стандарти, нормативни документи и др.). 1.2. Цел Целта на процедурата е да осигури:
1.3. Област на приложение Тази процедура се изпълнява от целия личен състав на отдел “Военна стандартизация и сертификация”. 2. ПРАВА И ОТГОВОРНОСТИ Началникът на отдел “Военна стандартизация и сертификация” проверява процедурите и носи отговорност за непрекъснатото прилагане на изискванията им от експертите на отдела. Директорът на дирекция “Военна стандартизация, качество и сертификация” съгласува процедурите и координира тяхното изпълнение. Директорът на Институт по отбрана “Професор Цветан Лазаров” (по-нататък в текста Институт по отбрана) утвърждава процедурите и контролира тяхното изпълнение. 3. ВРЪЗКА С ДРУГИ ДОКУМЕНТИ 3.1. Позоваване:
3.2. Препратки: няма. 4. ТЕРМИНИ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Използваните в текста термини са съобразени с посочените в стандарт БДС EN ISO 9000 “Системи за управление на качеството. Основни принципи и речник”. |
||||
|
Проверил:
инж. II (К. Йорданова) .2023 г. |
Съгласувал:
полк. II (Хр. Анастасов) .2023 г. |
Утвърдил:
полк. доц. д.н. II (Б.Генов) .2023 г. |
||
5. РАЗПРОСТРАНЕНИЕ НА ПРОЦЕДУРАТА
Настоящата процедура се разпространява сред персонала на отдел “Военна стандартизация и сертификация”.
6. ОПИСАНИЕ НА ДЕЙНОСТИТЕ
6.1. Управление на външни документи
В отдел “Военна стандартизация и сертификация” се съхраняват актуални версии на съюзни публикации, стандарти и нормативни документи, съгласно списък (свободна форма). Отговорността за осигуряването и съхранението на външните документи е на началника на отдела.
6.2. Управление на вътрешни документи (процедури)
Всички процедури на отдел “Военна стандартизация и сертификация” се включват в списък (свободна форма). Списъкът се съхранява при началника на отдела.
6.2.1. Обхват, наименование, структура и съдържание на процедурите
6.2.1.1. Обхват
Всяка процедура трябва да дава отговор на следните въпроси:
- каква е целта;
- кого засяга;
- мястото, където се извършва дейността;
- кой участва и какви са връзките между участниците.
6.2.1.2. Наименование и структура
Наименованието на всяка процедура трябва да характеризира възможно най-пълно нейния обект, като я отличава от всяка друга.
Текстът се разполага последователно на лицева страница (Ф 01/07/01), втора и следващи страници (Ф 01/07/02). Той трябва да бъде подреден по раздели, като при необходимост се включват и приложения. Разделите се номерират с арабски цифри с точка в края на номера. Заглавията на разделите и приложенията се записват с главни букви с удебелен шрифт. Разделите могат да имат и подраздели с поредна номерация. Номерът на подраздела се състои от номера на раздела и номера на подраздела, отделени с точка. Заглавията на подразделите са с удебелен шрифт. Те започват с главна буква и се изписват с малки букви. От своя страна подразделите могат да бъдат разделяни на отделни точки и подточки за по-голяма яснота, като тяхната номерация включва последователно номерацията на разделите и подразделите.
6.2.1.3 Съдържание и описание на разделите
Съдържанието на процедурите трябва да бъде кратко и ясно.
Всяка процедура съдържа следните раздели:
– 1. ОБЕКТ, ЦЕЛ И ОБЛАСТ НА ПРИЛОЖЕНИЕ
Към този раздел, в подраздели се описват обектът на процедурата (изписва се 1.1. Обект), целта (изписва се 1.2. Цел на процедурата) и областта на приложение (изписва се 1.3. Област на приложение), като се посочва персонала, чиято дейност се регламентира с процедурата.
– 2. ПРАВА И ОТГОВОРНОСТИ
Описват се ясно и недвусмислено отговорностите и правата на персонала, свързан с изпълнението на дадената дейност.
– 3. ВРЪЗКА С ДРУГИ ДОКУМЕНТИ
═ Позоваване (изписва се 3.1. Позоваване) – съдържа документи, на които се позовават текстове от процедурата (стандарти, законови и подзаконови нормативни актове, съюзни публикации, приложения към процедурите и др.). При позоваването на стандарт се записва номерът на стандарта и неговото наименование.
═ Препратки (изписва се 3.2. Препратки) – съдържа документи, към които се препраща в текстовете от процедурата (други документи от системата за управление и др.).
Разработващите процедурите трябва да използват позоваване и препратки само на документи, до които потребителите на процедурата имат нормален достъп, за да се осигури и гарантира изпълнението на същата.
– 4. ТЕРМИНИ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Посочват се термините и определенията, които са специфични за дадената дейност и се използват най-често в описанието.
– 5. РАЗПРОСТРАНЕНИЕ
Описват се начина и адресатите на разпространение на процедурата.
– 6. ОПИСАНИЕ НА ДЕЙНОСТТА
Това е същността на процедурата, където се посочва последователността за изпълнение на дейността. Описват се какви документи трябва да се използват, както и начина, по който трябва да се документира изпълнението.
Съдържанието на процедурата не трябва да повтаря изисквания, правила и методи установени с други документи, които се отнасят за същия обект на дейност и се намират на разположение на изпълнителите. За тези случаи се използват препратки.
– 7. ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложенията към процедурата съдържат форми, които са задължителни. Приложенията се поместват след основния текст и надписа “Край”.
Когато се цитират приложения в текста на процедурата, се записва името на формата и нейната идентификация (напр. Ф 01/07/01).
6.2.2. Идентификация
Процедурите се идентифицират по следния начин: ПР, пореден номер, номер на версията, година на въвеждане (напр. ПР 01-07/2023).
Оригиналът притежава на своята лицева страница оригинални подписи на лицата, проверили, съгласували и утвърдили версията.
Формите се идентифицират по следния начин: Ф, номера на процедурата, чието приложение е формата; версията на процедурата и пореден номер от приложенията (напр. Ф 01/07/01).
Дейностите по идентификацията на процедурите и формите се координират от началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация”.
6.2.3. Разработване и изменения на процедури
Разработването и измененията на процедурите се извършва съгласно Предложение за разработване/изменение на процедура (Ф 01/07/03), което може да бъде подадено от всяко лице от персонала на отдел “Военна стандартизация и сертификация”. Решението за разработване/изменение на процедура се взема и документира от началника на отдела в посочената форма.
Всяко изменение на процедурите изисква нови версия, проверка, съгласуване, утвърждаване и разпространение.
Предложенията за разработване/изменение на процедури се съхраняват при началника на отдела.
6.2.4. Проверка, съгласуване и утвърждаване на процедурите
Процедурите се проверяват от началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация”, което се потвърждава чрез подпис на определеното място на лицевата страница. (Ф 01/07/01).
Процедурите се съгласуват от директора на дирекция “Военна стандартизация, качество и сертификация” чрез подпис на определеното място на лицевата страница (Ф 01/07/01).
Процедурите се утвърждават от директора на Института по отбрана чрез подпис на определеното място на лицевата страница (Ф 01/07/01). Процедурите влизат в сила от датата на тяхното утвърждаване.
6.2.5. Ред за разпространение и съхранение на процедурите
6.2.5.1. Ред за разпространение на процедурите
Утвърдените процедури се публикуват в сайта на Институт по отбрана “Професор Цветан Лазаров”.
6.2.5.2. Съхранение на процедурите
Оригиналите на процедурите се съхраняват при началника на отдел “Военна стандартизация и сертификация”.
Оригиналите на отменените процедури се съхраняват 3 години.
7. ПРИЛОЖЕНИЯ
Ф 01/07/02 – Втора и следващи страници
Ф 01/07/03 – Предложение за разработване/изменение на процедура
Край